初めてのアルバイト入門 

反則スレスレの節税法パートアルバイト主婦編

どうせバイトをするなら、自分に向いた仕事で、報酬額の多いもの、あるいは先々の就職を考慮して、希望の業界の現場の実態を知っておくなど、目的意識を持って取り組みたいものです

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電話の受け答え

今や携帯電話は必携の時代。仕事の用事も私用の連絡も一つのケイタイですますことができます。



ところが、便利の中には必ず“落し穴”が潜んでいます。

固定電話なら、会社の電話をとるときと、自宅の電話をとるときにそれなりに対応ができますが、これが一つになってしまうと、仲間内での(プライベートの)応答と仕事での(会社や組織の人間としての)応答の切り替えがなかなかうまくいかなくなる心配が出てきます。

電話の応対は経験することが一番の近道。

アルバイトの際にしっかりと身につけてしまえば、ほかの人より一歩先んじることができます。

電話を受ける

@呼び出し音が鳴ったら  なるべく早く通話ボタンを押す(受話器をとる)。第一声は「はい、○○です。」か、朝のうちなら「おはようございます、□□の○○です。」それ以外なら「お世話になっております。○○です」。すぐに出られなかったときは「お待たせいたしました。○○です。」と謝罪の言葉を添えます。

A相手が名乗ったら  知らない人のときでも「お世話になっております」と返事をします。

B本人確認を求められたら  話したい相手が自分以外のときは「××ですね? ご用件は・・・」と復唱して、用件も確認します。当人がいるときは「かしこまりました。少々お待ちください。」と断りを入れて、当人に相手と用件を伝えて交代します。不在の場合は「申し訳ございません。ただいま○○は席を外しておりまして、○時には戻る予定になっております。本人から折り返しお電話を差し上げましょうか?」とコールバックするかどうかを相手に確認します。

C用件を聞く  自分あてのときは用件を聞き、内容をメモして、復唱して相手の確認を求めます。不在の本人から折り返し電話させる約束のときは、相手の名前、電話番号を確認して「本人から直接□□さまにお電話を差し上げます。」と伝えて、そのことを当人にも確認します。伝言を頼まれた場合は、内容をメモして、それを相手に確認してもらってから「かしこまりました。私、○○と申します。確かに承りました。」で、確かに取り次いだことを相手に約束します。

D電話を切る  必ず終わりのあいさつをしましょう。用件を承ったときは「ありがとうございました。」でOKです。伝言のため用件が未決のままになってしまったときは「それでは、失礼いたします。」か「よろしくお願いいたします。」で謝辞に代えます。なお、かかってきた場合は、相手が電話を切ってからこちらも切るようにするのが礼儀です。

電話をかける

こちらから電話をかける場合は、話しの途中で相手を待たせることがないように、必要なものはすべて用意しておくようにしましょう。

@電話がつながったら  相手が本人かどうかに関わりなく、「□□□の○○と申します。いつもお世話になっております。」で、まず自分の氏(アルバイトならバイト先の会社名)素性(個人的な話でない限り、姓を名乗るだけで差し支えありません)を述べます。

A話したい相手を呼んでもらう  会社の電話番号のときは「××さんはいらっしゃいますか?」で、取次いでもらいます。携帯電話のときは「××さんでいらっしゃいますか?」で、本人かどうかを確認させてもらいます。不在のときは、「今日はお戻りになられるでしょうか?」で、相手の予定を聞いてみます。電話を受けたほうでは前項のBと同じように対応してきますから、こちらから再度電話するのか、伝言を頼むかをハッキリと相手に伝えます。

B用件を話す  本人につながったときは、まず「○○の件でお電話を差し上げましたが、今、お時間はよろしいでしょうか?」と切り出して、相手の状況を確かめてください。OKがもらえれば、用件を簡潔・明瞭に話します。

C内容の確認  本人あるいは伝言、いずれの場合でも内容が正確に伝わったかどうかを「・・・ということでよろしいでしょうか?」で確認してもらいます。

Dお礼のあいさつをして電話を切る  最後は電話を受けた場合と同じで、お礼の言葉を述べて、相手が電話を切ったのを確かめてから、こちらも切るようにしましょう。前項との関係で説明に矛盾があります。互いに相手が先に切るのを待っていては、いつまでたっても電話が切れないことになってしまいますが、ここではアルバイトの立場からの話しなので、役どころの上下関係や年齢から考えても相手を立てる必要があるためで、適当な間をおいてから切ればよいというほどの意味と考えてください。


こんなとき、こんな場面ではこうする


・電話が途中で切れた場合  原則としては、かけて用件を持ち出したほうがかけなおします。ただし、お客さまの場合には、こちらから先にかけなおします。その際、自分に責任がなくても、次のように謝罪の一言を!
「ただいま途中で電話が切れまして、大変失礼いたしました。」

・相手の声が小さくて聞き取れないとき  「えっ!」や「はっ!」と聞き返すのはいただけません。相手に失礼のないように「恐れ入りますが、電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします。」と言って、繰り返しを促す。

・相手にとって聞き取りにくい言葉のとき
  1(いち)と7(しち):それぞれ「ひとつ」「なな」と言い換える。
  午後1時は13時と言う。
  BとDとP:ビジネスのB、ディスクのD、パリのPなどと英単語の頭文字に置き換える。

・固有名詞や姓名の場合  たとえば、野島和夫さんなら「『野原の野』に『鹿児島の島』と『昭和の和』に『夫婦の夫』です。」と説明する。

・本人の代わりに用件を聞かなければならないときは  「よろしければ、私(「わたし」ではなく「わたくし」と言いましょう)が代わりにご用件をお伺いしますが・・・」と、相手の了解を得る必要がある。

・外部の人に社内の人間ことを言うときは、たとえ上司であれ社長であれ、呼び捨てにする。役どころや肩書きを述べる必要があるときは「○○部長」や「□□社長」ではなく、ひっくり返して「部長の○○」「社長の□□」として、やはり名前は呼び捨てになる。

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